Outils de conformité · Belgique
Loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l'Union ou au droit national constatées au sein d'une personne morale du secteur privé
Moniteur belge / Belgisch Staatsblad 15 December 2022, JUSTEL cn 2022112802 · Belgique · Instrument contraignant
Ce toolkit organise les obligations de la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l'Union ou au droit national constatées au sein d'une personne morale du secteur privé en quatre dossiers de travail de questions ouvertes auxquelles une entreprise répond à partir de ses documents internes.
Inclus à partir du niveau Medium.
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Les entreprises concernées
Cet instrument concerne les personnes morales du secteur privé en Belgique : les employeurs de toute taille, les vendeurs en ligne, les producteurs de déchets, les entreprises financières et de services, et toute autre organisation privée où un travailleur, un sous-traitant ou un fournisseur peut signaler une violation du droit de l'Union européenne ou du droit national. Il fixe la manière dont un signalement est reçu, traité et protégé.
Les quatre dossiers de travail suivent les phases de ce travail. L'un porte sur le traitement des signalements, un autre sur la mise en place des canaux, un troisième sur la confidentialité et le dernier sur l'archivage. Chaque phase est un ensemble de questions ouvertes auxquelles l'entreprise répond à partir de ses documents internes, le texte légal étant reproduit mot pour mot à côté de chaque obligation.
Les sections sont servies par un connector au sein de Claude, et les documents produits sont des rapports de conformité datés que l'entreprise conserve dans son propre dossier. Le toolkit ne donne jamais de conseil et ne présente jamais de point de vue ; il porte ce que l'autorité a écrit, organisé.
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Questions et réponses
Quelles entreprises en Belgique cet instrument concerne-t-il ?
Il concerne les personnes morales du secteur privé : les employeurs, les vendeurs en ligne, les producteurs de déchets, les entreprises financières et de services, et d'autres organisations privées. Il s'applique lorsqu'un travailleur, un sous-traitant ou un fournisseur peut signaler une violation du droit de l'Union européenne ou du droit national. Une entreprise peut parcourir les dossiers de travail pour voir quelles obligations lui incombent.
Que couvre le dossier sur le traitement des signalements ?
Il parcourt les obligations qui commencent dès qu'un signalement arrive, notamment la manière dont il est accusé réception, examiné et suivi. Chaque obligation est un ensemble de questions ouvertes auxquelles l'entreprise répond à partir de ses documents internes. Le texte légal figure à côté de chaque question.
Que couvre le dossier sur la mise en place des canaux ?
Il couvre les choix qu'une entreprise opère lorsqu'elle met en place des canaux de signalement, comme les types de canaux et la manière de les présenter aux auteurs de signalement. Les questions conduisent l'entreprise à travers ses propres dispositions. Les dispositions applicables sont citées là où se situe chaque obligation.
Comment le toolkit traite-t-il la confidentialité ?
Un dossier de travail est consacré à la confidentialité, y compris l'identité de l'auteur du signalement et des personnes mises en cause. Les questions demandent à l'entreprise de consigner la manière dont elle limite l'accès et traite les informations. Le texte légal est reproduit à côté de chaque obligation.
Que couvre le dossier sur l'archivage ?
Il couvre la conservation et le traitement ultérieur des documents internes produits par un signalement, y compris la durée de conservation et les personnes autorisées à les consulter. L'entreprise répond à partir de ses documents internes et de ses propres règles de conservation. Chaque obligation est associée à la disposition qui la régit.
Comment les sections sont-elles fournies ?
Les sections sont servies par un connector au sein de Claude. Rien n'est téléchargé et rien n'est installé. L'entreprise ouvre le connector et parcourt les questions à cet endroit.
Que reçoit-on à la fin du travail ?
Les documents produits sont des rapports de conformité datés. L'entreprise les conserve dans son propre dossier. Ils consignent les réponses données et les dispositions auxquelles elles se rapportent.
Le toolkit peut-il dire si notre procédure est conforme au droit ?
Le toolkit ne donne jamais de conseil et ne présente jamais de point de vue ; il porte ce que l'autorité a écrit, organisé. Il présente les obligations sous forme de questions ouvertes et montre le texte légal à côté de chacune. L'entreprise tire ses propres conclusions de ses documents internes.
Qui, au sein de l'entreprise, doit répondre aux questions ?
Les questions se traitent à partir des documents internes de l'entreprise, de sorte que les personnes qui détiennent ces documents sont les répondants naturels. Il peut s'agir de celles qui gèrent le canal de signalement, de celles qui traitent les dossiers du personnel ou de celles qui sont responsables des archives. Les réponses sont consignées dans les dossiers de travail et reprises dans les rapports de conformité datés.
Le toolkit suit-il l'ordre des articles de la loi ?
Les dossiers de travail sont regroupés par sujet : le traitement des signalements, la mise en place des canaux, la confidentialité et l'archivage. Chaque dossier rassemble les obligations qui relèvent de son sujet. Le texte légal est reproduit à côté de chaque obligation afin que l'entreprise puisse lire la disposition elle-même.
Source: Moniteur belge / Belgisch Staatsblad (ejustice). Official text, free of copyright under CDE art. XI.172 § 2. Référence officielle: Moniteur belge / Belgisch Staatsblad 15 December 2022, JUSTEL cn 2022112802.
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