Italia · L'impresa, il registro delle imprese e l'azienda

Le sedi secondarie, l'institore e i procuratori, i libri obbligatori e la conservazione delle scritture

il codice civile · articoli 2197, 2205 a 2207, 2209 a 2211, 2213 a 2217, 2219 e 2220

Chi firma per l'impresa e chi risponde di quella firma sono due questioni distinte, e il codice le risolve con la pubblicità. La procura con sottoscrizione autenticata del preponente deve essere depositata per l'iscrizione nel registro delle imprese (articolo 2206), e gli atti che limitano o revocano la procura devono essere depositati anche se la procura non fu pubblicata (articolo 2207). Una revoca non iscritta lascia in piedi il potere verso i terzi.

Sul versante contabile il punto di rottura più frequente è la conservazione. Il termine decorre dalla data dell'ultima registrazione e non dalla chiusura dell'esercizio (articolo 2220), e copre anche la corrispondenza commerciale ricevuta e spedita. Le imprese che tengono i libri con strumenti informatici dimenticano poi la marcatura temporale annuale che l'articolo 2215-bis impone in luogo della numerazione e della vidimazione.

L'imprenditore che istituisce nel territorio dello Stato sedi secondarie con una rappresentanza stabile deve chiederne l'iscrizione entro trenta giorni all'ufficio del registro delle imprese del luogo dove è la sede principale, e nello stesso termine deve farne richiesta all'ufficio del luogo nel quale la sede secondaria è istituita, indicando la sede principale e il nome del rappresentante preposto (articolo 2197). La stessa disposizione si applica all'imprenditore che ha all'estero la sede principale, e chi istituisce sedi secondarie con rappresentanza stabile all'estero deve chiederne l'iscrizione entro trenta giorni all'ufficio della sede principale (articolo 2197).

L'institore è tenuto, insieme con l'imprenditore, all'osservanza delle disposizioni sull'iscrizione nel registro delle imprese e sulla tenuta delle scritture contabili, per le imprese o le sedi secondarie alle quali è preposto (articolo 2205). Le regole sul deposito e sulla revoca della procura si applicano anche ai procuratori che, in base a un rapporto continuativo, hanno il potere di compiere per l'imprenditore gli atti pertinenti all'esercizio dell'impresa (articolo 2209). I commessi non possono esigere il prezzo delle merci delle quali non facciano la consegna, né concedere dilazioni o sconti non d'uso senza autorizzazione espressa (articolo 2210), non possono derogare alle condizioni generali di contratto senza speciale autorizzazione scritta (articolo 2211), e fuori dei locali dell'impresa non possono esigere il prezzo se non sono autorizzati o se non consegnano quietanza firmata dall'imprenditore (articolo 2213).

L'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari, le altre scritture richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa, e deve conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali della corrispondenza ricevuta e le copie di quella spedita (articolo 2214). Il libro giornale deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all'esercizio dell'impresa (articolo 2216). Tutte le scritture devono essere tenute secondo le norme di un'ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine (articolo 2219).

L'inventario si redige all'inizio dell'esercizio dell'impresa e poi ogni anno, indica e valuta le attività e le passività relative all'impresa e quelle dell'imprenditore estranee ad essa, e si chiude con il bilancio e con il conto dei profitti e delle perdite (articolo 2217). Nelle valutazioni l'imprenditore deve attenersi ai criteri stabiliti per i bilanci delle società per azioni, in quanto applicabili, e deve sottoscrivere l'inventario entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte dirette (articolo 2217).

I libri contabili, prima di essere messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e, dove l'obbligo è previsto, bollati in ogni foglio dall'ufficio del registro delle imprese o da un notaio, mentre il libro giornale e il libro degli inventari sono soltanto numerati (articolo 2215). Quando la tenuta avviene con strumenti informatici, gli obblighi di numerazione e vidimazione sono assolti apponendo, almeno una volta all'anno, la marcatura temporale e la firma digitale dell'imprenditore o di un suo delegato, e se per un anno non vi sono state registrazioni la marcatura si appone all'atto della nuova registrazione (articolo 2215-bis). Le scritture, le fatture, le lettere e i telegrammi devono essere conservati per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione (articolo 2220).

Il file 2 prende le sedi secondarie, l'institore, i procuratori e i commessi, e chiede la prova del deposito di ogni procura e di ogni revoca. Il file 3 prende i libri obbligatori, la numerazione e la bollatura, la tenuta informatica con marcatura temporale annuale, l'inventario e i dieci anni di conservazione. I due file si aprono insieme quando l'impresa verifica chi la rappresenta e come tiene i propri libri.

Questa situazione è coperta da questi file del pacchetto IT-COMPANY

• File 2 · Sedi secondarie, institore, procuratori e commessi
• File 3 · Libri obbligatori, modalità di tenuta e conservazione delle scritture contabili

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