France · L'immatriculation, le siège et les obligations du commerçant

Les enregistrements comptables, les comptes annuels, l'évaluation et la conservation des documents

le code de commerce · articles L123-12 à L123-15, L123-17 à L123-22, L123-24, L123-28 et L123-35

La comptabilité est traitée comme une obligation fiscale et remise à un cabinet. Le code de commerce en fait une obligation du commerçant lui-même, avec un rythme imposé. L'inventaire physique et valorisé doit être fait au moins une fois tous les douze mois, et l'entreprise qui ne peut pas produire cet inventaire ne peut pas justifier ses comptes annuels.

La seconde erreur porte sur la conservation. Dix ans est un délai long et les archives comptables partent avec un déménagement, un changement de logiciel ou un changement de prestataire. Les documents relatifs à l'enregistrement des opérations et à l'inventaire doivent en outre être tenus sans blanc ni altération d'aucune sorte, ce qui interdit la correction silencieuse d'une écriture.

Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l'enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise, contrôler par inventaire au moins une fois tous les douze mois l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs, et établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire (article L123-12). Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et l'annexe.

Le bilan décrit séparément les éléments actifs et passifs et fait apparaître de façon distincte les capitaux propres, le compte de résultat récapitule les produits et les charges de l'exercice sans qu'il soit tenu compte de leur date d'encaissement ou de paiement, et l'annexe complète et commente l'information donnée par le bilan et le compte de résultat (article L123-13). Les comptes annuels doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'entreprise (article L123-14). Lorsque l'application d'une prescription comptable ne suffit pas à donner cette image fidèle, des informations complémentaires doivent être fournies.

À leur date d'entrée dans le patrimoine, les biens acquis à titre onéreux sont enregistrés à leur coût d'acquisition et les biens acquis à titre gratuit à leur valeur vénale (article L123-18). Les éléments d'actif et de passif doivent être évalués séparément et aucune compensation ne peut être opérée entre les postes d'actif et de passif du bilan ni entre les postes de charges et de produits du compte de résultat, sauf dans les cas prévus (article L123-19). Le bilan d'ouverture d'un exercice doit correspondre au bilan de clôture de l'exercice précédent.

Les comptes annuels doivent respecter le principe de prudence et le commerçant est présumé poursuivre ses activités (article L123-20). Même en cas d'absence ou d'insuffisance du bénéfice, il doit être procédé aux amortissements, dépréciations et provisions nécessaires. Seuls les bénéfices réalisés à la date de clôture d'un exercice peuvent être inscrits dans les comptes annuels (article L123-21).

Les documents comptables sont établis en euros et en langue française, les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans, et les documents relatifs à l'enregistrement des opérations et à l'inventaire sont établis et tenus sans blanc ni altération d'aucune sorte (article L123-22). Tout commerçant est tenu de se faire ouvrir un compte dans un établissement de crédit ou dans un bureau de chèques postaux (article L123-24). Les personnes physiques bénéficiant du régime défini à l'article 50-0 du code général des impôts relèvent du régime allégé de l'article L123-28, et les documents comptables transmis par voie électronique sont déposés selon les modalités de l'article L123-35.

Le fichier 3 prend l'enregistrement comptable, l'inventaire des douze mois et le contenu des comptes annuels. Le fichier 4 prend les règles d'évaluation, la prudence et la détermination des bénéfices, article par article. Le fichier 5 prend la conservation de dix ans, la langue et la monnaie des documents, le compte bancaire et le régime simplifié. Chacun demande les preuves nommées dans son registre et signale les points où l'entreprise ne peut pas produire l'inventaire ou les pièces justificatives.

Cette situation est couverte par ces fichiers du pack FR-COMPANY

• Fichier 3 · Les enregistrements comptables, les comptes annuels et l'image fidèle
• Fichier 4 · L'évaluation, la prudence et la détermination des actifs et des bénéfices
• Fichier 5 · Les documents comptables, leur conservation, le compte bancaire et le régime simplifié

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