Italia · L'amministrazione e il controllo

L'organo di controllo, i suoi doveri e poteri, il collegio sindacale e il rapporto con la revisione legale

il codice civile · articoli 2396-ter, 2396-quinquies a 2396-novies, 2396-undecies, 2396-duodecies, 2397, 2398, 2400 a 2403, 2404 a 2407, 2409-bis e 2409-septies

Il controllo è scandito da presenze obbligatorie e chi non le rispetta decade. L'organo di controllo deve riunirsi almeno ogni novanta giorni (articolo 2396-octies), il sindaco che senza giustificato motivo non partecipa durante un esercizio a due riunioni del collegio decade dall'ufficio (articolo 2404), e decade anche il sindaco che non assiste senza giustificato motivo alle assemblee o, durante un esercizio, a due adunanze consecutive del consiglio o del comitato esecutivo (articolo 2405). La decadenza opera senza bisogno di alcuna delibera.

Il secondo punto di rottura è la denunzia dei soci. Ogni socio può denunziare all'organo di controllo i fatti che ritiene censurabili e l'organo deve tenerne conto e riferirne all'assemblea, ma se la denunzia proviene da tanti soci che rappresentino un ventesimo del capitale, o un cinquantesimo nelle società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio, l'organo deve indagare senza ritardo e presentare conclusioni e proposte all'assemblea (articolo 2396-ter). Deve inoltre convocare l'assemblea quando ravvisi fatti censurabili di rilevante gravità e vi sia urgenza di provvedere.

Ogni socio può denunziare i fatti che ritiene censurabili all'organo di controllo, il quale deve tener conto della denunzia e riferirne all'assemblea (articolo 2396-ter). Se la denunzia è fatta da tanti soci che rappresentino un ventesimo del capitale sociale, o un cinquantesimo nelle società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio, l'organo di controllo deve indagare senza ritardo sui fatti denunziati e presentare le sue conclusioni ed eventuali proposte all'assemblea, e deve convocare l'assemblea qualora ravvisi fatti censurabili di rilevante gravità e vi sia urgenza di provvedere (articolo 2396-ter).

L'organo di controllo vigila sull'osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione e sull'adeguatezza e sul concreto funzionamento dell'assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società, compreso il sistema di controllo interno e di gestione dei rischi e il coordinamento delle sue funzioni (articolo 2396-quinquies). Riferisce sull'attività di vigilanza svolta e sulle omissioni e sui fatti censurabili rilevati all'assemblea convocata per l'approvazione del bilancio di esercizio (articolo 2396-quinquies), e gli accertamenti eseguiti devono risultare dal libro dell'organo di controllo previsto dall'articolo 2421 (articolo 2396-sexies).

Non possono essere eletti componenti dell'organo di controllo e, se eletti, decadono, coloro che si trovano nelle condizioni dell'articolo 2382 e i soggetti legati agli amministratori dai rapporti familiari e di convivenza elencati dalla norma, oltre agli altri casi da essa previsti (articolo 2396-septies). L'organo di controllo deve riunirsi almeno ogni novanta giorni (articolo 2396-octies), delle riunioni deve redigersi verbale trascritto nel libro previsto dall'articolo 2421 e sottoscritto dagli intervenuti, l'organo è regolarmente costituito con la presenza della maggioranza dei componenti e delibera a maggioranza assoluta dei presenti, e il componente dissenziente ha diritto di fare iscrivere a verbale i motivi del proprio dissenso (articolo 2396-octies). La revisione legale dei conti è esercitata da un revisore legale o da una società di revisione legale iscritti nell'apposito registro (articolo 2396-novies).

Se viene meno la maggioranza degli amministratori nominati dall'assemblea, quelli rimasti in carica devono convocare l'assemblea perché provveda alla sostituzione dei mancanti, e se vengono a cessare l'amministratore unico o tutti gli amministratori l'assemblea deve essere convocata d'urgenza dal collegio sindacale, che nel frattempo può compiere gli atti di ordinaria amministrazione (articolo 2396-undecies). I compensi spettanti ai componenti del comitato esecutivo sono stabiliti all'atto della nomina, sentito il parere del collegio sindacale, o dall'assemblea (articolo 2396-duodecies).

Il collegio sindacale si compone di tre o cinque membri effettivi, soci o non soci, e devono inoltre essere nominati due sindaci supplenti, di cui almeno un effettivo e un supplente scelti tra i revisori legali iscritti nell'apposito registro, mentre i restanti membri non iscritti devono essere scelti fra gli iscritti negli albi professionali individuati con decreto del Ministro della giustizia o fra i professori universitari di ruolo in materie economiche o giuridiche (articolo 2397). Il presidente del collegio sindacale è nominato dall'assemblea (articolo 2398). I sindaci sono nominati per la prima volta nell'atto costitutivo e poi dall'assemblea, restano in carica per tre esercizi e scadono alla data dell'assemblea convocata per l'approvazione del bilancio del terzo esercizio, la nomina e la cessazione devono essere iscritte a cura degli amministratori entro trenta giorni, e al momento della nomina sono resi noti all'assemblea gli incarichi ricoperti presso altre società (articolo 2400). In caso di morte, rinunzia o decadenza subentrano i supplenti in ordine di età e, se il collegio non si completa, deve essere convocata l'assemblea per l'integrazione (articolo 2401), mentre la retribuzione annuale dei sindaci, se non stabilita nello statuto, è determinata dall'assemblea all'atto della nomina per l'intero periodo dell'ufficio (articolo 2402). Il collegio sindacale esercita il controllo contabile nel caso previsto dall'articolo 2409-bis (articolo 2403), i sindaci devono assistere alle adunanze del consiglio, alle assemblee e alle riunioni del comitato esecutivo e decadono per le assenze ingiustificate previste (articoli 2404 e 2405), in caso di omissione o ingiustificato ritardo degli amministratori il collegio deve convocare l'assemblea ed eseguire le pubblicazioni prescritte (articolo 2406), i sindaci devono adempiere i loro doveri con la professionalità e la diligenza richieste dalla natura dell'incarico, sono responsabili della verità delle loro attestazioni e devono conservare il segreto (articolo 2407), il collegio che esercita il controllo contabile è costituito da revisori legali iscritti (articolo 2409-bis), e il collegio e i soggetti incaricati della revisione legale si scambiano tempestivamente le informazioni rilevanti (articolo 2409-septies).

Il file 50 prende la denunzia dei soci con le sue due soglie e i doveri di vigilanza dell'organo di controllo. Il file 51 prende le cause di ineleggibilità e decadenza, le riunioni almeno ogni novanta giorni, la revisione legale e la sostituzione degli amministratori. Il file 52 prende composizione, presidenza, nomina, cessazione e retribuzione del collegio sindacale, e il file 53 il controllo contabile, l'obbligo di presenza, la reazione alle omissioni degli amministratori e lo scambio di informazioni con il revisore.

Questa situazione è coperta da questi file del pacchetto IT-COMPANY

• File 50 · Denunzia all'organo di controllo, doveri e poteri dell'organo di controllo
• File 51 · Organo di controllo: cause d'ineleggibilità e decadenza, riunioni, revisione legale e sostituzione degli amministratori
• File 52 · Collegio sindacale: composizione, presidenza, nomina, cessazione, sostituzione e retribuzione
• File 53 · Collegio sindacale: controllo contabile, intervento alle adunanze, omissioni degli amministratori, responsabilità e revisione legale

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