Luxembourg · La gouvernance et le cycle annuel

L'administration, la direction, la surveillance et la responsabilité des dirigeants

Loi du 10 août 1915 · Art. 441-2, Art. 441-3, Art. 441-7 à 441-12, Art. 442-2 à 442-18, Art. 443-1, Art. 443-2, Art. 444-1, Art. 444-3, Art. 444-6

La composition et le fonctionnement des organes sont vérifiés à chaque opération importante: une banque, un acquéreur ou un notaire regarde qui pouvait signer et à quelle date. Un mandat expiré, une cooptation jamais confirmée par l'assemblée ou un représentant permanent jamais publié fragilisent des actes déjà accomplis.

Le conflit d'intérêts est le point où la sanction est la plus directe. La déclaration doit être faite avant la délibération, mentionnée au procès-verbal, et il en est rendu compte à la première assemblée générale avant tout vote sur d'autres résolutions. Un procès-verbal muet ne se répare pas après coup.

Les administrateurs doivent être au nombre de trois au moins (Art. 441-2). Ils sont nommés pour une période déterminée par l'assemblée générale des actionnaires, mais peuvent, pour la première fois, être nommés par l'acte de constitution. Le terme de leur mandat ne peut excéder six ans et ils sont toujours révocables par l'assemblée générale. En cas de vacance d'une place d'administrateur nommé par l'assemblée générale, les administrateurs restants ont, sauf disposition contraire des statuts, le droit d'y pourvoir provisoirement, et l'assemblée générale procède à l'élection définitive lors de sa première réunion. Lorsqu'une personne morale est nommée administrateur, membre du comité de direction ou directeur général, elle est tenue de désigner un représentant permanent chargé de l'exécution de cette mission en son nom et pour son compte (Art. 441-3). Elle ne peut révoquer son représentant qu'en désignant simultanément son successeur, et la désignation comme la cessation des fonctions sont soumises aux mêmes règles de publicité que si le représentant exerçait la mission pour compte propre.

L'administrateur qui a, directement ou indirectement, un intérêt de nature patrimoniale opposé à celui de la société à l'occasion d'une opération relevant du conseil est tenu d'en prévenir le conseil et de faire mentionner cette déclaration au procès-verbal de la séance (Art. 441-7, alinéa 1). Il est spécialement rendu compte, à la première assemblée générale et avant tout vote sur d'autres résolutions, des opérations dans lesquelles un administrateur a eu un intérêt opposé (Art. 441-7, alinéa 2). Lorsque la société ne comprend qu'un administrateur unique, il est seulement fait mention dans un procès-verbal des opérations intervenues entre la société et cet administrateur (Art. 441-7, alinéa 3). Les administrateurs et les membres du comité de direction ne sont déchargés de leur responsabilité, quant aux infractions auxquelles ils n'ont pas pris part, que si aucune faute ne leur est imputable et s'ils ont dénoncé ces infractions (Art. 441-9, alinéa 3). La délégation de la gestion journalière à un membre du conseil d'administration impose au conseil de rendre annuellement compte à l'assemblée générale ordinaire des traitements, émoluments et avantages alloués au délégué (Art. 441-10, alinéa 4), et les délégués à la gestion journalière sont soumis par analogie aux règles sur l'intérêt opposé (Art. 441-10, alinéa 6). Les statuts peuvent autoriser le conseil à déléguer ses pouvoirs de gestion à un comité de direction ou à un directeur général, sans que cette délégation porte sur la politique générale de la société (Art. 441-11, alinéa 1). Le membre du comité de direction qui a un intérêt opposé en prévient le comité, le fait mentionner au procès-verbal (Art. 441-12, alinéa 1), et il en est rendu compte à la première réunion du conseil d'administration (Art. 441-12, alinéa 2), une copie du procès-verbal étant transmise au conseil (Art. 441-12, alinéa 3). Le directeur général confronté à un intérêt opposé défère la décision au conseil d'administration (Art. 441-12, alinéa 5).

Dans le système dualiste, le nombre des membres du directoire est fixé par les statuts ou, à défaut, par le conseil de surveillance (Art. 442-2, paragraphe 1), une seule personne pouvant exercer ces fonctions dans les sociétés anonymes unipersonnelles ou dont le capital est inférieur à 500 000 euros (Art. 442-2, paragraphe 2). Le directoire exerce ses fonctions sous le contrôle du conseil de surveillance (Art. 442-2, paragraphe 3) et ses membres sont nommés par ce conseil, sauf si les statuts attribuent ce pouvoir à l'assemblée générale (Art. 442-3). Lorsqu'une personne morale est nommée membre du directoire ou du conseil de surveillance, elle désigne un représentant permanent (Art. 442-4, alinéa 1), soumis aux mêmes règles de publicité (Art. 442-4, alinéa 3). Le conseil de surveillance exerce le contrôle permanent de la gestion par le directoire, sans pouvoir s'immiscer dans cette gestion (Art. 442-11, paragraphe 1). Le directoire lui fait, au moins tous les trois mois, un rapport écrit sur la marche des affaires de la société et leur évolution prévisible (Art. 442-12, paragraphe 2) et lui communique en temps utile toute information sur des événements susceptibles d'avoir des répercussions sensibles (Art. 442-12, paragraphe 3). Chaque année, le conseil de surveillance reçoit du directoire les documents comptables et présente à l'assemblée générale ses observations (Art. 442-13). Nul ne peut simultanément être membre du directoire et du conseil de surveillance (Art. 442-17, paragraphe 1). Le membre du directoire ou du conseil de surveillance qui a un intérêt opposé en prévient l'organe et le fait mentionner au procès-verbal (Art. 442-18, alinéa 1), il en est rendu compte à la première assemblée générale (Art. 442-18, alinéa 2), et lorsque l'intérêt opposé concerne un membre du directoire, l'autorisation du conseil de surveillance est en outre requise (Art. 442-18, alinéa 5).

La surveillance de la société doit être confiée à un ou plusieurs commissaires, associés ou non, nommés par l'assemblée générale des actionnaires, qui détermine leur nombre et fixe leurs émoluments (Art. 443-1). Si le nombre des commissaires est réduit de plus de moitié, le conseil d'administration ou le directoire doit convoquer immédiatement l'assemblée générale pour pourvoir au remplacement. Il est remis chaque semestre aux commissaires, par le conseil d'administration ou le directoire, un état résumant la situation active et passive (Art. 443-2, alinéa 3), et les commissaires soumettent à l'assemblée générale le résultat de leur mission avec leurs propositions et le mode selon lequel ils ont contrôlé les inventaires (Art. 443-2, alinéa 4). L'assemblée générale qui décide d'exercer l'action sociale contre les dirigeants ou les commissaires peut charger un ou plusieurs mandataires de son exécution (Art. 444-1). Le conseil d'administration ou le directoire d'une société européenne se réunit au moins tous les trois mois selon une périodicité fixée par les statuts (Art. 444-3, paragraphe 3). Les administrateurs, les membres du directoire et du conseil de surveillance, les membres du comité de direction, le directeur général et toute personne appelée à assister aux réunions de ces organes sont tenus de ne pas divulguer les informations couvertes, même après la cessation de leurs fonctions (Art. 444-6).

Le Fichier 18 traite la composition du conseil d'administration, la durée des mandats et les représentants permanents. Le Fichier 19 traite les conflits d'intérêts, la gestion journalière, le comité de direction et la responsabilité. Les Fichiers 20 et 21 traitent le système dualiste: le directoire, puis le conseil de surveillance et les règles communes aux deux organes. Le Fichier 22 traite les commissaires, les décisions collégiales et la confidentialité. Une société coopérative organisée comme une société anonyme applique ces règles selon les adaptations que la loi prévoit pour cette forme.

Cette situation est couverte par ces fichiers du paquet LU-COMPANY

• Fichier 18 · Le conseil d'administration et les représentants permanents
• Fichier 19 · Conflits d'intérêts, gestion journalière et responsabilité
• Fichier 20 · Le directoire dans le système dualiste
• Fichier 21 · Le conseil de surveillance et les règles communes
• Fichier 22 · Les commissaires, les décisions collégiales et la confidentialité

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