Luxembourg · La gouvernance et le cycle annuel

L'assemblée générale, les statuts, les comptes annuels et les distributions

Loi du 10 août 1915 · Art. 450-1 à 450-8, Art. 461-1 à 461-8, Art. 462-1, Art. 462-3, Art. 480-2

L'assemblée générale annuelle est la seule échéance de la loi que presque toutes les sociétés connaissent, et c'est aussi celle que l'on manque le plus souvent de peu. Elle doit se tenir au Luxembourg dans les six mois de la clôture de l'exercice, sur convocation publiée dans les délais, avec des documents mis à disposition avant la réunion.

La modification des statuts obéit à un régime plus strict que les décisions ordinaires: un quorum, une majorité renforcée et un ordre du jour qui indique les modifications proposées. La perte de la moitié du capital déclenche pour sa part une convocation dans un délai de deux mois. Une distribution décidée sans vérifier l'actif net doit être restituée.

Il doit être tenu, chaque année, au moins une assemblée générale au Grand-Duché de Luxembourg, dans les six mois de la clôture de l'exercice, la première assemblée pouvant avoir lieu dans les dix-huit mois suivant la constitution (Art. 450-8, alinéa 1). Le conseil d'administration, le directoire, le conseil de surveillance et les commissaires ont le droit de convoquer l'assemblée générale et sont obligés de la convoquer de façon à ce qu'elle soit tenue dans le délai d'un mois lorsque des actionnaires le demandent dans les conditions prévues (Art. 450-8, alinéa 2). Les convocations contiennent l'ordre du jour et sont faites par des annonces déposées auprès du registre de commerce et des sociétés et publiées quinze jours au moins avant l'assemblée au Recueil électronique des sociétés et associations et dans un journal publié au Grand-Duché de Luxembourg (Art. 450-8, alinéa 7). Elles sont communiquées aux actionnaires en nom dans un délai de huit jours au moins avant l'assemblée (Art. 450-8, alinéa 8). Il est tenu à chaque assemblée générale une liste des présences (Art. 450-1, paragraphe 2), les procès-verbaux sont signés par les membres du bureau et par les actionnaires qui le demandent, et les décisions de l'associé unique sont inscrites dans un procès-verbal. Le conseil d'administration ou le directoire doit proroger l'assemblée à la demande d'un ou de plusieurs actionnaires représentant au moins le dixième du capital social, cette prorogation annulant toute décision prise (Art. 450-1, paragraphe 6).

L'assemblée générale appelée à modifier les statuts ne délibère valablement que si la moitié au moins du capital est représentée et si l'ordre du jour indique les modifications statutaires proposées ainsi que, le cas échéant, le texte de celles qui touchent à l'objet ou à la forme de la société (Art. 450-3, paragraphe 2). Si cette condition de présence n'est pas remplie, une nouvelle assemblée peut être convoquée par des annonces déposées auprès du registre de commerce et des sociétés et publiées quinze jours au moins avant l'assemblée, la convocation reproduisant l'ordre du jour et indiquant la date et le résultat de la précédente assemblée. La seconde assemblée délibère valablement quelle que soit la portion du capital représentée, et dans les deux assemblées les résolutions doivent réunir les deux tiers au moins des voix exprimées. Lorsqu'il existe plusieurs catégories d'actions et que la délibération est de nature à modifier leurs droits respectifs, elle doit réunir dans chaque catégorie les conditions de présence et de majorité requises (Art. 450-4).

L'assemblée générale peut décider la réduction du capital souscrit aux conditions prévues pour la modification des statuts, la convocation indiquant le but de la réduction et la manière dont elle sera opérée (Art. 450-5, paragraphe 1). Aucun paiement ne peut être effectué ni aucune dispense accordée au profit des actionnaires tant que les créanciers n'ont pas obtenu satisfaction ou que le magistrat compétent n'a pas statué (Art. 450-5, paragraphe 3). Lorsque la réduction ramène le capital en dessous du minimum légal, l'assemblée doit décider en même temps soit une augmentation à due concurrence, soit la transformation de la société (Art. 450-5, paragraphe 5). Le retrait d'actions acquises par la société elle-même doit toujours être décidé par l'assemblée générale (Art. 450-7, paragraphe 1). Si, par suite de pertes, l'actif net est réduit à un montant inférieur à la moitié du capital social, le conseil d'administration ou le directoire convoque l'assemblée générale de façon à ce qu'elle soit tenue dans un délai n'excédant pas deux mois à dater du moment où la perte a été constatée ou aurait dû l'être, pour délibérer sur la dissolution éventuelle de la société (Art. 480-2, alinéa 1). Le conseil expose les causes de la situation et justifie ses propositions dans un rapport spécial tenu à la disposition des actionnaires au siège de la société huit jours avant l'assemblée (Art. 480-2, alinéa 2). Les mêmes règles sont observées si l'actif net est réduit à un montant inférieur au quart du capital social, la dissolution ayant lieu dans ce cas si elle est approuvée par le quart des voix émises (Art. 480-2, alinéa 4).

Chaque année, le conseil d'administration ou le directoire dresse un inventaire contenant l'indication des valeurs mobilières et immobilières et de toutes les dettes actives et passives de la société (Art. 461-1, alinéa 1) et établit les comptes annuels, dans lesquels les amortissements nécessaires doivent être faits (Art. 461-1, alinéa 2). Il est fait annuellement, sur les bénéfices nets, un prélèvement d'un vingtième au moins affecté à la constitution d'une réserve, prélèvement qui cesse d'être obligatoire lorsque la réserve a atteint le dixième du capital social (Art. 461-1, alinéa 4). Les pièces, avec un rapport sur les opérations de la société, sont remises aux commissaires un mois avant l'assemblée générale ordinaire (Art. 461-1, alinéa 5). Huit jours avant l'assemblée générale, les actionnaires peuvent prendre connaissance au siège social des comptes annuels et des autres documents énumérés (Art. 461-6, alinéa 1), et tout actionnaire a le droit d'en obtenir gratuitement un exemplaire sur demande (Art. 461-6, alinéa 2). L'assemblée générale entend les rapports et discute les comptes annuels (Art. 461-7, alinéa 1), puis se prononce par un vote spécial sur la décharge des dirigeants et des commissaires (Art. 461-7, alinéa 2). Les comptes annuels doivent, dans le mois après leur approbation, être publiés aux frais de la société par les soins des administrateurs ou des membres du directoire (Art. 461-8, alinéa 1), suivis des noms et qualités des dirigeants en fonction et d'un tableau indiquant l'emploi et la répartition des bénéfices nets (Art. 461-8, alinéa 2).

Sauf les cas de réduction du capital souscrit, aucune distribution ne peut être faite aux actionnaires lorsque, à la date de clôture du dernier exercice, l'actif net est ou deviendrait, à la suite de cette distribution, inférieur au montant du capital souscrit augmenté des réserves que la loi ou les statuts ne permettent pas de distribuer (Art. 461-2, paragraphe 1). Le montant d'une distribution ne peut excéder le résultat du dernier exercice clos augmenté des bénéfices reportés et des prélèvements sur réserves disponibles, et diminué des pertes reportées (Art. 461-2, paragraphe 3). Un versement d'acomptes sur dividendes n'est possible que si les statuts y autorisent le conseil d'administration ou le directoire, et il est soumis à quatre conditions: un état comptable faisant apparaître que les fonds disponibles sont suffisants, un plafond de distribution calculé depuis la fin du dernier exercice approuvé, une décision prise au plus tard deux mois après la date de l'état comptable, et la vérification des conditions par le commissaire ou le réviseur d'entreprises dans son rapport (Art. 461-3, paragraphe 1). Toute distribution faite en contravention à ces règles doit être restituée (Art. 461-5). Tous les actes, factures, annonces, publications, lettres et notes de commande émanant des sociétés anonymes et des sociétés européennes doivent contenir la dénomination sociale, la mention de la forme et les autres indications énumérées (Art. 462-1, alinéa 1), l'énonciation du capital devant tenir compte des versements restant à effectuer (Art. 462-1, alinéa 2). Tout changement du siège social est publié au Recueil électronique des sociétés et associations par les soins des administrateurs ou des membres du directoire (Art. 462-1, alinéa 3). Dans tous les actes engageant la responsabilité de la société, la signature des dirigeants doit être précédée ou suivie immédiatement de l'indication de leur qualité (Art. 462-3).

Le Fichier 23 traite l'assemblée générale, la modification des statuts et les droits de catégorie. Le Fichier 24 traite la réduction du capital et la perte de la moitié ou du quart de l'actif net. Le Fichier 25 traite l'inventaire, les comptes annuels et leur publication. Le Fichier 26 traite les distributions, les acomptes sur dividendes et leur restitution. Le Fichier 27 traite les mentions obligatoires sur les documents de la société et la signature des actes.

Cette situation est couverte par ces fichiers du paquet LU-COMPANY

• Fichier 23 · L'assemblée générale, les statuts et les droits de catégorie
• Fichier 24 · La réduction du capital et la perte de la moitié de l'actif net
• Fichier 25 · L'inventaire, les comptes annuels et leur publication
• Fichier 26 · Distributions, acomptes sur dividendes et restitution
• Fichier 27 · Mentions sur les documents de la société et signature des actes

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