Deutschland · Die Hauptversammlung

Die Geschäftsordnung, das Teilnehmerverzeichnis, die Niederschrift und die Rechte auf Rede und Auskunft

das AktG, das GmbHG und das HGB · §§ 129 bis 132 AktG

Der formale Ablauf der Versammlung erzeugt die Nachweise, auf die sich später jede Anfechtung stützt. Die Hauptversammlung kann sich mit einer Mehrheit von mindestens drei Vierteln des vertretenen Grundkapitals eine Geschäftsordnung geben (§ 129 Absatz 1 AktG). Das Teilnehmerverzeichnis ist vor der ersten Abstimmung allen Teilnehmern und im Fall der virtuellen Versammlung allen elektronisch zugeschalteten Aktionären zugänglich zu machen (§ 129 Absatz 4 AktG). Der Abstimmende kann innerhalb eines Monats nach dem Tag der Hauptversammlung eine Bestätigung darüber verlangen, ob und wie seine Stimme gezählt wurde (§ 129 Absatz 5 AktG).

Das Auskunftsrecht ist der Punkt, an dem in der Versammlung am häufigsten gestritten wird, und das Gesetz kennt nur bestimmte Verweigerungsgründe. Jedem Aktionär ist auf Verlangen Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist (§ 131 Absatz 1 AktG). Die Auskunft hat den Grundsätzen einer gewissenhaften und getreuen Rechenschaft zu entsprechen (§ 131 Absatz 2 AktG). Der Vorstand darf die Auskunft nur aus den im Gesetz aufgezählten Gründen verweigern (§ 131 Absatz 3 AktG), und wird sie verweigert, so kann der Aktionär verlangen, dass seine Frage und der Grund in die Niederschrift aufgenommen werden (§ 131 Absatz 5 AktG).

Sind einem Intermediär oder einer im Gesetz bezeichneten Person Vollmachten zur Ausübung des Stimmrechts erteilt worden, so gelten für die Aufnahme in das Verzeichnis die besonderen Vorgaben (§ 129 Absatz 2 AktG), und wer von einem Aktionär ermächtigt ist, im eigenen Namen das Stimmrecht für fremde Aktien auszuüben, hat den entsprechenden Betrag oder die Zahl gesondert anzugeben (§ 129 Absatz 3 AktG). Der Notar hat seine Wahrnehmungen über den Gang der Hauptversammlung unter Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung zu machen (§ 130 Absatz 1a AktG). In der Niederschrift sind Ort und Tag der Verhandlung, der Name des Notars, die Art und das Ergebnis der Abstimmung und die Feststellung des Vorsitzenden anzugeben (§ 130 Absatz 2 AktG).

Die Belege über die Einberufung sind der Niederschrift als Anlage beizufügen, wenn sie nicht unter Angabe ihres Inhalts aufgeführt sind (§ 130 Absatz 3 AktG). Die Niederschrift ist von dem Notar zu unterschreiben, und die Zuziehung von Zeugen ist nicht nötig (§ 130 Absatz 4 AktG). Unverzüglich nach der Versammlung hat der Vorstand eine öffentlich beglaubigte Abschrift zum Handelsregister einzureichen (§ 130 Absatz 5 AktG), und börsennotierte Gesellschaften müssen innerhalb von sieben Tagen nach der Versammlung die festgestellten Abstimmungsergebnisse veröffentlichen (§ 130 Absatz 6 AktG).

Im Fall der virtuellen Hauptversammlung haben die Aktionäre das Recht, vor der Versammlung Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung elektronisch einzureichen (§ 130a Absatz 1 AktG), die eingereichten Stellungnahmen sind allen Aktionären bis spätestens vier Tage vor der Versammlung zugänglich zu machen (§ 130a Absatz 3 AktG), und den zugeschalteten Aktionären ist in der Versammlung ein Rederecht im Wege der Videokommunikation zu gewähren (§ 130a Absatz 5 AktG). Der Vorstand kann bei der virtuellen Versammlung vorgeben, dass Fragen bis zu der im Gesetz bestimmten Frist einzureichen sind (§ 131 Absatz 1a AktG), die Gesellschaft hat ordnungsgemäß eingereichte Fragen vorab zugänglich zu machen und zu beantworten (§ 131 Absatz 1c AktG), und jedem zugeschalteten Aktionär ist ein Nachfragerecht einzuräumen (§ 131 Absatz 1d AktG).

Die Dateien 57 und 58 des Systems DE-COMPANY nehmen diesen Bereich auf. Die Datei 57 prüft eine Niederschrift gegen jede Angabe des § 130 AktG, fragt die Führung des Teilnehmerverzeichnisses nach § 129 AktG ab und verlangt bei börsennotierten Gesellschaften den Nachweis der Veröffentlichung der Abstimmungsergebnisse innerhalb von sieben Tagen. Die Datei 58 geht das Rederecht nach § 130a AktG und das Auskunftsrecht nach § 131 AktG durch und verlangt für jede Verweigerung den Grund und den Eintrag in die Niederschrift.

Diese Lage wird von diesen Dateien des Pakets abgedeckt DE-COMPANY

• Datei 57 · Die Geschäftsordnung, das Verzeichnis der Teilnehmer und die Niederschrift über die Versammlung
• Datei 58 · Das Rederecht und das Auskunftsrecht in der Hauptversammlung

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