Portugal · A sociedade anónima

A sociedade anónima: o órgão de fiscalização, o revisor oficial de contas e o secretário

Código das Sociedades Comerciais · artigos 413.º a 420.º, 422.º, 423.º, 446.º, 451.º a 453.º, 455.º

A escolha do órgão de fiscalização determina obrigações diferentes, e muitas sociedades operam com o modelo que julgam ter e não com o que consta do contrato. O fiscal único tem sempre um suplente, o conselho fiscal tem no mínimo três membros efetivos, e a composição exigida muda quando a sociedade ultrapassa os critérios de dimensão ou tem valores mobiliários admitidos à negociação.

A independência dos membros é verificável documento a documento. A lei enumera quem não pode ser eleito, e uma eleição feita sem essa verificação cria um órgão de fiscalização cujos pareceres ficam expostos.

O calendário anual de fiscalização é rígido e corre para trás a partir da assembleia. Trinta dias antes da assembleia, o conselho de administração apresenta o relatório e as contas ao órgão de fiscalização e ao revisor. Quinze dias depois de receber esses elementos, o órgão de fiscalização devolve o seu relatório e parecer. Quem começa tarde não cumpre nenhum dos dois prazos.

O fiscal único tem sempre um suplente, que é igualmente revisor oficial de contas ou sociedade de revisores oficiais de contas (artigo 413.º, n.º 3). O conselho fiscal é composto pelo número de membros fixado nos estatutos, no mínimo de três efetivos (artigo 413.º, n.º 4), com um ou dois suplentes quando os efetivos forem três e sempre dois suplentes quando forem mais (artigo 413.º, n.º 5). O fiscal único e o suplente têm de ser revisores oficiais de contas e não podem ser acionistas (artigo 414.º, n.º 1), e o conselho fiscal deve incluir um revisor oficial de contas ou uma sociedade de revisores, salvo na modalidade em que o revisor é externo ao conselho (artigo 414.º, n.º 2). Nas sociedades que cumpram os critérios de dimensão da lei, o conselho fiscal deve incluir pelo menos um membro com curso superior adequado e conhecimentos em auditoria ou contabilidade, que seja independente (artigo 414.º, n.º 4), e nas sociedades emitentes de ações admitidas à negociação em mercado regulamentado deve ser composto por uma maioria de membros independentes (artigo 414.º, n.º 6). Não podem ser eleitos ou designados os beneficiários de vantagens particulares da sociedade, os que exercem funções de administração e as demais pessoas enumeradas no artigo 414.º-A, n.º 1. Se a assembleia geral não o designar, o conselho fiscal deve designar o seu presidente (artigo 414.º-B, n.º 1).

Os membros efetivos do conselho fiscal, os suplentes, o fiscal único e o revisor oficial de contas são eleitos pela assembleia geral pelo período estabelecido no contrato, não superior a quatro anos (artigo 415.º, n.º 1). Os membros temporariamente impedidos ou cujas funções cessaram são substituídos pelos suplentes, substituindo o suplente que seja revisor oficial de contas o efetivo com a mesma qualificação (artigo 415.º, n.º 3), e os suplentes mantêm-se no cargo até à primeira assembleia anual, que procede ao preenchimento das vagas (artigo 415.º, n.º 4). A falta de designação do revisor oficial de contas pelo órgão competente, no prazo legal, deve ser comunicada à Ordem dos Revisores Oficiais de Contas nos 15 dias seguintes, por qualquer acionista ou membro dos órgãos sociais (artigo 416.º, n.º 1). Não elegendo a assembleia geral os membros do conselho fiscal ou o fiscal único, a administração deve requerer, e qualquer acionista pode requerer, a sua nomeação judicial (artigo 417.º, n.º 1). A responsabilidade de cada membro do conselho fiscal deve ser garantida através de caução ou de contrato de seguro (artigo 418.º-A, n.º 1). Antes da deliberação de destituição, as pessoas visadas devem ser ouvidas na assembleia sobre os factos que lhes são imputados (artigo 419.º, n.º 2), e os membros cessantes são obrigados a apresentar ao presidente da mesa, no prazo de 30 dias, um relatório sobre a fiscalização exercida até ao termo das suas funções (artigo 419.º, n.º 4).

Compete ao fiscal único ou ao conselho fiscal fiscalizar a administração da sociedade (artigo 420.º, n.º 1, alínea a)), vigiar pela observância da lei e do contrato (artigo 420.º, n.º 1, alínea b)), verificar a regularidade dos livros e registos contabilísticos (artigo 420.º, n.º 1, alínea c)), verificar a exatidão dos documentos de prestação de contas (artigo 420.º, n.º 1, alínea e)), elaborar anualmente relatório sobre a sua ação fiscalizadora e dar parecer sobre o relatório, contas e propostas da administração (artigo 420.º, n.º 1, alínea g)), convocar a assembleia geral quando o presidente da mesa o não faça devendo fazê-lo (artigo 420.º, n.º 1, alínea h)), fiscalizar a eficácia dos sistemas de gestão de riscos, de controlo interno e de auditoria interna (artigo 420.º, n.º 1, alínea i)) e receber as comunicações de irregularidades apresentadas por acionistas, colaboradores ou outros (artigo 420.º, n.º 1, alínea j)). Na modalidade em que o revisor oficial de contas não integra o conselho fiscal, compete ainda a este fiscalizar o processo de preparação e divulgação de informação financeira (artigo 420.º, n.º 2, alínea a)), propor à assembleia geral a nomeação do revisor (artigo 420.º, n.º 2, alínea b)) e fiscalizar a sua independência (artigo 420.º, n.º 2, alínea d)). No parecer anual, o órgão deve exprimir a sua concordância ou não com o relatório de gestão e as contas do exercício (artigo 420.º, n.º 6). O conselho fiscal deve reunir pelo menos todos os trimestres (artigo 423.º, n.º 1), as suas deliberações são tomadas por maioria e quem discorde faz inserir na ata os motivos da discordância (artigo 423.º, n.º 2), sendo lavrada ata de cada reunião assinada por todos os que nela participaram (artigo 423.º, n.º 3).

Compete ao revisor oficial de contas comunicar imediatamente, por carta registada, ao presidente do conselho de administração os factos que considere revelarem graves dificuldades na prossecução do objeto da sociedade (artigo 420.º-A, n.º 1), devendo o presidente responder pela mesma via nos 30 dias seguintes à receção da carta (artigo 420.º-A, n.º 2). Não havendo resposta ou não sendo esta satisfatória, o revisor requer nos 15 dias seguintes que seja convocado o conselho de administração para reunir (artigo 420.º-A, n.º 3), e se a reunião não se realizar ou as medidas não forem adequadas requer, nos oito dias seguintes, a convocação prevista no artigo 420.º-A, n.º 4. Qualquer membro do conselho fiscal deve comunicar imediatamente ao revisor, por carta registada, os factos que revelem dificuldades na prossecução normal do objeto social (artigo 420.º-A, n.º 7). Os membros do órgão de fiscalização têm o dever de participar nas reuniões e assistir às assembleias gerais (artigo 422.º, n.º 1, alínea a)), de exercer uma fiscalização conscienciosa e imparcial (artigo 422.º, n.º 1, alínea b)), de guardar segredo (artigo 422.º, n.º 1, alínea c)), de informar na primeira assembleia de todas as irregularidades e inexatidões verificadas (artigo 422.º, n.º 1, alínea e)) e de registar por escrito todas as verificações, denúncias recebidas e diligências efetuadas (artigo 422.º, n.º 1, alínea f)), devendo participar ao Ministério Público os factos delituosos que constituam crimes públicos (artigo 422.º, n.º 3).

Na estrutura com comissão de auditoria, é vedado aos seus membros o exercício de funções executivas na sociedade (artigo 423.º-B, n.º 3), as listas propostas para o conselho de administração devem discriminar os membros que se destinam a integrar a comissão (artigo 423.º-C, n.º 2), a remuneração dos seus membros deve consistir numa quantia fixa (artigo 423.º-D) e a assembleia geral só os pode destituir havendo justa causa (artigo 423.º-E, n.º 1). Compete à comissão de auditoria fiscalizar a administração (artigo 423.º-F, n.º 1, alínea a)), verificar a exatidão dos documentos de prestação de contas (artigo 423.º-F, n.º 1, alínea e)), elaborar anualmente relatório sobre a sua ação fiscalizadora e dar parecer (artigo 423.º-F, n.º 1, alínea g)), fiscalizar a eficácia dos sistemas de gestão de riscos e de controlo interno (artigo 423.º-F, n.º 1, alínea i)), receber comunicações de irregularidades (artigo 423.º-F, n.º 1, alínea j)), fiscalizar o processo de preparação e divulgação de informação financeira (artigo 423.º-F, n.º 1, alínea l)) e propor à assembleia geral a nomeação do revisor oficial de contas (artigo 423.º-F, n.º 1, alínea m)). Os seus membros devem participar nas reuniões da comissão, que têm no mínimo periodicidade bimestral (artigo 423.º-G, n.º 1, alínea a)), nas reuniões do conselho de administração e da assembleia geral (artigo 423.º-G, n.º 1, alínea b)) e registar por escrito todas as verificações e denúncias recebidas (artigo 423.º-G, n.º 1, alínea e)).

As sociedades emitentes de ações admitidas à negociação em mercado regulamentado devem designar um secretário da sociedade e um suplente (artigo 446.º-A, n.º 1), exercendo essas funções pessoa com curso superior adequado ou solicitador, e nunca em mais de sete sociedades fora dos casos previstos na lei (artigo 446.º-A, n.º 3). Compete ao secretário secretariar as reuniões dos órgãos sociais (artigo 446.º-B, n.º 1, alínea a)), lavrar as atas e assiná-las (artigo 446.º-B, n.º 1, alínea b)), conservar e manter em ordem os livros e folhas de atas, as listas de presenças e o livro de registo de ações (artigo 446.º-B, n.º 1, alínea c)), expedir as convocatórias legais (artigo 446.º-B, n.º 1, alínea d)) e promover o registo dos atos sociais a ele sujeitos (artigo 446.º-B, n.º 1, alínea l)). A designação e a cessação de funções do secretário, por causa que não seja o decurso do tempo, estão sujeitas a registo (artigo 446.º-E).

Até 30 dias antes da data da assembleia geral convocada para apreciar os documentos de prestação de contas, o conselho de administração deve apresentar ao conselho fiscal e ao revisor oficial de contas o relatório de gestão e as contas do exercício (artigo 451.º, n.º 1), cabendo ao revisor apreciar o relatório e completar o exame das contas (artigo 451.º, n.º 2) e emitir a certificação legal das contas com o conteúdo fixado no artigo 451.º, n.º 3. Tratando-se de sociedade obrigada a apresentar demonstração não financeira, o revisor deve apenas atestar que esta ou o relatório separado foram apresentados (artigo 451.º, n.º 6). O conselho fiscal e a comissão de auditoria devem apreciar o relatório de gestão, as contas do exercício e a certificação legal das contas (artigo 452.º, n.º 1), declarar expressamente no parecer a sua concordância (artigo 452.º, n.º 2) ou consignar no relatório as razões da discordância (artigo 452.º, n.º 3), e remeter o relatório e parecer ao conselho de administração no prazo de 15 dias a contar da receção daqueles elementos (artigo 452.º, n.º 4). Na estrutura dualista, o conselho de administração executivo apresenta os mesmos documentos nos termos do artigo 453.º, n.º 1. A assembleia geral anual deve proceder à apreciação geral da administração e fiscalização da sociedade (artigo 455.º, n.º 1).

Os Ficheiros 67 e 68 percorrem a estrutura escolhida, a composição, a independência, a eleição, a substituição, a caução e a destituição do órgão de fiscalização e do revisor oficial de contas. Os Ficheiros 69, 70 e 71 recolhem a prova de cada competência exercida pelo fiscal único e pelo conselho fiscal, das reuniões trimestrais e das atas, e do procedimento de comunicação de irregularidades entre o revisor e o presidente do conselho de administração, com os seus prazos de 30, 15 e oito dias. Os Ficheiros 72, 73 e 74 fazem o mesmo para a comissão de auditoria, incluindo as reuniões bimestrais. O Ficheiro 81 trata do revisor oficial de contas e do secretário da sociedade. O Ficheiro 83 percorre o calendário de exame e apreciação anual das contas pelos órgãos de fiscalização.

Esta situação está coberta por estes ficheiros do pacote PT-COMPANY

• Ficheiro 67 · Estrutura e composição do órgão de fiscalização
• Ficheiro 68 · Designação, substituição e destituição do órgão de fiscalização e do revisor oficial de contas
• Ficheiro 69 · Deveres gerais de fiscalização do fiscal único e do conselho fiscal
• Ficheiro 70 · Fiscalização do relato financeiro e do revisor, e reuniões do conselho fiscal
• Ficheiro 71 · O dever do revisor de comunicar irregularidades e os deveres dos membros da fiscalização
• Ficheiro 72 · Composição, designação, remuneração e destituição da comissão de auditoria
• Ficheiro 73 · Poderes gerais de fiscalização da comissão de auditoria
• Ficheiro 74 · A comissão de auditoria no risco, no relato financeiro e no revisor, e os deveres dos seus membros
• Ficheiro 81 · O revisor oficial de contas e o secretário da sociedade
• Ficheiro 83 · Exame e apreciação das contas anuais pelos órgãos de fiscalização

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