Deutschland · Buchführung, Inventar und Jahresabschluss
Die Pflicht zur Buchführung, die Führung der Handelsbücher und das Inventar
das AktG, das GmbHG und das HGB · §§ 238 bis 240 HGB
Wo das Problem liegt
Die Buchführungspflicht trifft jeden Kaufmann, und sie hat einen inhaltlichen Maßstab, nicht nur eine formale Form. Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen (§ 238 Absatz 1 HGB). Er ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe zurückzubehalten (§ 238 Absatz 2 HGB). Die Eintragungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 239 Absatz 2 HGB).
Die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen ist der Punkt, an dem digitale Systeme regelmäßig scheitern. Eine Eintragung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 239 Absatz 3 HGB). Die Handelsbücher können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind (§ 239 Absatz 4 HGB). Bei der Führung hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen, und verwendete Abkürzungen müssen eindeutig festliegen (§ 239 Absatz 1 HGB).
Was das Gesetz verlangt
Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes und seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen (§ 240 Absatz 1 HGB).
Er hat sodann für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs ein solches Inventar aufzustellen, und die Dauer des Geschäftsjahrs darf zwölf Monate nicht überschreiten (§ 240 Absatz 2 HGB). Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe können unter den gesetzlichen Voraussetzungen mit einem gleichbleibenden Wert angesetzt werden (§ 240 Absatz 3 HGB).
Das Werkzeug, das es löst
Die Datei 137 des Systems DE-COMPANY nimmt diesen Bereich auf. Sie fragt ab, welches System die Handelsbücher führt, in welcher Sprache die Aufzeichnungen erfolgen und wie die verwendeten Abkürzungen festgelegt sind. Sie verlangt eine Darstellung, wie die Unveränderbarkeit nach § 239 Absatz 3 HGB technisch sichergestellt wird, und wie abgesandte Handelsbriefe nach § 238 Absatz 2 HGB zurückbehalten werden. Für das Inventar prüft sie den Aufstellungszeitpunkt und die Dauer des Geschäftsjahrs gegen § 240 HGB.
Diese Lage wird von diesen Dateien des Pakets abgedeckt DE-COMPANY
- Datei 137 · Die Pflicht zur Buchführung, die Führung der Handelsbücher und das Inventar
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